Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GPKD) mới chỉ là bước khởi đầu. Rất nhiều chủ doanh nghiệp vì quá tập trung vào kế hoạch kinh doanh mà quên mất các thủ tục pháp lý hậu kỳ, dẫn đến việc bị cơ quan thuế xử phạt hành chính không đáng có ngay trong tháng đầu tiên hoạt động.
Để giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tuân thủ đúng Luật Doanh nghiệp hiện hành, dưới đây là 5 đầu việc pháp lý bắt buộc phải thực hiện ngay lập tức sau khi cầm trên tay giấy phép kinh doanh.
1. Làm biển hiệu và treo tại trụ sở chính
Đây là việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại là lỗi vi phạm phổ biến nhất. Theo quy định, doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
- Nội dung bắt buộc trên biển: Tên doanh nghiệp (đúng theo GPKD), mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại.
- Rủi ro nếu bỏ qua: Cơ quan thuế thường xuyên đi kiểm tra thực địa (hoặc kiểm tra đột xuất) để xác minh doanh nghiệp có hoạt động tại địa chỉ đăng ký hay không. Nếu không thấy biển hiệu, doanh nghiệp có thể bị khóa Mã số thuế với lý do “Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”. Việc mở lại mã số thuế rất phức tạp và tốn kém thời gian.
2. Mua Chữ ký số (Token) và Đăng ký Hóa đơn điện tử
Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, doanh nghiệp không thể kê khai thuế hay xuất hóa đơn nếu thiếu hai công cụ này.
- Chữ ký số (Token): Có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật trên môi trường điện tử. Nó dùng để nộp tờ khai thuế, nộp tiền thuế, bảo hiểm xã hội và ký hợp đồng điện tử.
- Hóa đơn điện tử: Theo Nghị định 123 và Thông tư 78, 100% doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp phần mềm để phát hành hóa đơn và làm thủ tục đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
3. Mở tài khoản ngân hàng và Đăng ký nộp thuế điện tử
Sau khi có GPKD và con dấu, chủ doanh nghiệp cần ra ngân hàng để mở tài khoản thanh toán cho công ty.
- Lưu ý quan trọng: Trước đây, doanh nghiệp phải nộp mẫu 08 cho Sở Kế hoạch & Đầu tư để thông báo số tài khoản. Tuy nhiên, theo quy định mới, việc này đã được đơn giản hóa. Dù vậy, bạn bắt buộc phải đăng ký chức năng Nộp thuế điện tử (Electronic Tax Payment) với ngân hàng thương mại để trích nộp tiền thuế trực tiếp từ tài khoản công ty vào Ngân sách Nhà nước.
- Quy định về giao dịch: Các hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng công ty mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý.
4. Kê khai và nộp Lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài (trước đây là Thuế môn bài) là khoản tiền phải nộp định kỳ hàng năm.
- Thời hạn nộp tờ khai: Doanh nghiệp mới thành lập phải nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập. Tuy nhiên, lời khuyên của chúng tôi là nên nộp ngay sau khi mua Chữ ký số để tránh quên.
- Mức đóng: Dựa trên vốn điều lệ đăng ký (Trên 10 tỷ đồng: 3.000.000đ/năm; Từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000đ/năm).
- Ưu đãi: Doanh nghiệp mới thành lập thường được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên (nhưng vẫn phải nộp tờ khai).
5. Thiết lập hồ sơ thuế ban đầu và Lựa chọn chế độ kế toán
Đây là bước phức tạp nhất và cần sự can thiệp của người có chuyên môn. Hồ sơ khai thuế ban đầu là “nền móng” cho toàn bộ quá trình báo cáo tài chính sau này.
Doanh nghiệp cần xác định và đăng ký với cơ quan thuế:
- Phương pháp tính thuế GTGT (Khấu trừ hay Trực tiếp).
- Chế độ kế toán áp dụng (Theo Thông tư 200 hay Thông tư 133).
- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
- Đăng ký tài khoản với cơ quan thuế (Thuế điện tử – Thuedientu.gdt.gov.vn).
Nếu không có kế toán trưởng hoặc nhân sự chuyên trách ngay từ đầu, việc sai sót trong khâu này sẽ dẫn đến các khoản phạt vi phạm hành chính về thuế rất nặng về sau.
Lời khuyên từ chuyên gia
Việc quản lý hồ sơ pháp lý và thuế trong giai đoạn “trứng nước” là cực kỳ quan trọng. Thay vì loay hoay với các thủ tục hành chính phức tạp và rủi ro, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để:
- Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về pháp lý.
- Tiết kiệm chi phí thuê nhân sự kế toán cố định.
- Được tư vấn tối ưu chi phí thuế hợp pháp ngay từ đầu.
Công ty TNHH Kế toán Thuế Việt Nam sẵn sàng đồng hành cùng bạn xử lý trọn gói 5 bước trên nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm.
